Buchhaltung/Gebahrensrichtlinien
Einrichten einer Website/Weiterleitung
technikpool & ressourcen der ÖH Uni Wien Nutzen
Buchhaltung/Gebahrensrichtlinien
...es ist mühsam und anstrengend und ziemlich viel Bürokratie, aber ja, tatsächlich, ihr werdet nicht herum kommen, die Gebahrensrichtlinien der Universitätsvertretung selbst durchzuackern. Hier kann keine wirklich gelungene Zusammenfassung gegeben werden, weil die Buchhaltung wirklich so komplex ist O_o
Zumindest sei nochmal auf die FAQ´s des Wirtschaftsreferats verwiesen.
Massenmails
Hinweis: Am 7.11.2019 wurden wir vom ZID informiert, dass ab 7.11.2019 keine Massenmails wie gewohnt beantragt werden können. Die aktuellen Infos sollten innerhalb von 2 Wochen auf der Website vom ZID auffindbar sein. Leider wissen wir zum aktuellen Zeitpunkt nicht mehr und entschuldigen uns für etwaige Unannehmlichkeiten.
Zugang zur ÖH-Mailadresse
Da der Zentrale Informatikdienst der Universtität Wien (ZID) keine Servicemailadressen mehr an STV/FV/ZVen vergibt, wurden im Juli 2019 für alle Organe der ÖH Uni Wien eine Mailadresse im folgendem Format angelegt: stv.organ(at)oeh.univie.ac.at , fv.organ(at)oeh.univie.ac.at oder zv.organ(at)oeh.univie.ac.at. Der Zugang wird auf Antrag an die jeweiligen Zeichnungsberechtigten (Vorsitz u. 1./2. stv. Vorsitz) zugesandt und zurückgesetzt. Beim Wechsel der Exekutivperiode (alle 2 Jahre nach den ÖH-Wahlen) wird der Zugang an die neugewählten Zeichnungsberechtigten geschickt.
Die ÖH Uni Wien Mailadressen sind nur im Rahmen der Tätigkeiten des Organs zu verwenden. Bei jeglicher missbräuchlicher Verwendung behalten wir uns eine Sperrung des Accounts (bis zur nächsten Exekutivperiode) vor.
Einrichten einer Website/Weiterleitung
Da der Zentrale Informatikdienst der Universität Wien (ZID) keinen Webspace mehr an StV/FV/ZVen vergibt, können für Organe der ÖH Uni Wien Unterseiten auf der Homepage der ÖH Uni Wien eingerichtet werden. Die Unterseiten werden in folgendem Format angelegt: oeh.univie.ac.at/stv/organ , oeh.univie.ac.at/fv/organ oder oeh.univie.ac.at/zv/organ. Dazu schickt bitte eine Mail an partizipation@oeh.univie.ac.at von eurer offiziellen StV-/FV-/ZV-Mailadresse (...@oeh.univie.ac.at). Sobald die Unterseite eingerichtet wurde, erhaltet ihr eine Bestätigungsmail mit den Zugangsdaten und ihr könnt eure Seite mit Informationen füllen.
Die ÖH Uni Wien Unterseiten sind nur im Rahmen der Tätigkeiten des Organs zu verwenden. Bei jeglicher missbräuchlicher Verwendung behalten wir uns eine Sperrung des Accounts vor.
Weiterleitung von eurer ÖH Homepage zu eurer Homepage
Wenn ihr eine eigene Homepage verwaltet, können wir euch die entsprechende URL als Weiterleitung zu eurer Homepage einrichten. Beispiel: Ihr habt bereits die Homepage igphilo-pp.univie.ac.at/stv/ und wollt, dass oeh.univie.ac.at/stv/philosophie dorthin verlinkt. Solltet ihr so eine Weiterleitung benötigen, schreibt von eurer StV/FV/ZV-Mailadresse (...@oeh.univie.ac.at) an partizipation@oeh.univie.ac.at.
Weiterleitung von eurer ZID Homepage zu eurer ÖH Homepage
Beispiel: oeh.univie.ac.at/stv/sprachwissenschaft/ ist eure neue ÖH Homepage. Ihr habt auch noch univie.ac.at/ling-plattform/ und wollt diese nicht mehr pflegen, sondern lieber eine Weiterleitung von univie.ac.at/ling-plattform/ nach oeh.univie.ac.at/stv/sprachwissenschaft/ einrichten.
Dazu müsst ihr euch am ZID (Zentrale Informatikdienst der Universität Wien) Webserver mit euren ZID Homepage Account einloggen. Das geht zb mit den Programmen Filezilla oder Putty. Falls ihr die Zugangsdaten vergessen habt, schreibt bitte ein Mail an helpdesk.zid@univie.ac.at und birgit.berger@oeh.unvie.ac.at. Wenn ihr eingeloggt seid, müsst ihr die Datei .htaccess um folgende Zeile ergänzen und speichern. Die folgenden Zeile müsst ihr natürlich auf eure URL adaptieren:
RedirectPermanent /ling-plattform/index.php https://oeh.univie.ac.at/stv/sprachwissenschaft/
Weitere Informationen zum Verzeichnisschutz für ZID-Homepages
ÖH-Tätigkeit anrechnen
Studienvertretungsarbeit bei der ÖH ist ehrenamtliche Arbeit. Gremienarbeit, Beratungen, Erstellung und Aktualisierung von Infomaterial, die Administration der Institution, das Organisieren und Durchführen von Projekten und natürlich dieses bisschen Weltretten nehmen allerdings sehr viel Zeit und Energie in Anspruch. Damit diese Zeit und Energie nicht nur idealistisch, sondern auch in der rauen Welt der Sachzwänge und finanziellen Nöte nicht für umsonst ist, könnt ihr eure Tätigkeit für die ÖH auf verschiedenen Ebenen geltend machen.
Allgemeine Informationen
In jedem Fall gilt, dass nur Studienvertretungszeiten, die bereits "absolviert wurden" geltend gemacht werden können. Außerdem müssen alle Formulare von euch ausgefüllt und von einer der Vorsitzenden der Universitätsvertretung (UV) unterschrieben werden. Dafür könnt ihr eure Anträge einfach im Sekretariat der UV abgeben & nach ein paar Tagen wieder abholen.
Verlängerung der Bezugsdauer der Studienbeihilfe
Für bestimmte Tätigkeiten könnt ihr eine Verlängerung der Bezugsdauer der Studienbeihilfe bis maximal vier Semester beantragen. Einzureichen ist das selbstredend im Vorfeld der Bearbeitung eurer Anträge auf Studienbeihilfe. Für ÖH-Tätigkeit in einem bestimmten Semester bekommt ihr maximal ein Zusatzsemester zugesprochen.
Zum Formular: ÖH für Studienbeihilfe
Rechtsgrundlage: Hochschüler_innenschaftsgesetz (HSG) 2014, §31 Abs. 2 und Studienförderungsgesetz 1992
Anrechnung von ÖH-Tätigkeit für euer Studium
Ihr könnt euch ÖH-Tätigkeit mit diesem Formular auch für euer Studium anrechnen lassen (wenn euer Studienplan dies erlaubt) – und zwar im Bereich der „Freien Wahlfächer“ oder „Alternativen Erweiterungen“.
Zum Formular: ÖH für ECTS
Rechtsgrundlage: Hochschüler_innenschaftsgesetz (HSG) 2014, §31 Abs. 3)
Übrigens: Wenn auch ohne rechtliche Verbindlichkeit, kann ÖH-Tätigkeit ebenso im Rahmen des regulären Curriculums, beispielsweise als Praktikum oder ähnliches, angerechnet werden. Sprecht doch einfach mit eurer Studienprogrammleitung, ob und welche Möglichkeiten es gibt.
Verringerung der Anwesenheitspflicht
"Soweit für eine Lehrveranstaltung an einer Bildungseinrichtung eine Anwesenheitsverpflichtung vorgesehen ist, kann diese von Studierendenvertreterinnen und Studierendenvertretern, zusätzlich zu den bestehenden Regelungen betreffend die Ausnahmen der Anwesenheitsverpflichtung, um höchstens 30 vH unterschritten werden."
Rechtsgrundlage: Hochschüler_innenschaftsgesetz (HSG) 2014, §31 Abs. 6)
Das Antragsformular auf Aussetzung der Anwesenheitspflicht gem. § 31 Abs. 6 HSG 2014 ist computergestützt auszufüllen und unterschrieben im Sekretariat der UV abzugeben bzw. abzuholen.
Zum Formular: Aussetzung der Anwesenheitspflicht
Studiengebührenbefreiung
Wenn ihr bereits Studiengebührenpflichtig seid, besteht seit dem Sommersemester 2015 die Möglichkeit einer Studiengebührenbefreiung für ÖH-Tätigkeit bis maximal vier Semester. Auch wenn dies sicherlich als Zeichen der Anerkennung von Studienvertretungsarbeit verstanden werden kann, hat die Uni Wien hier doch ein paar Stolperfallen eingebaut und ihr müsst folgendes beachten:
- die Studiengebührenbefreiung für ÖH-Tätigkeit darf nur geltend gemacht werden, wenn kein anderer Erlass- oder Rückerstattungsgrund vorliegt
- pro Semester kann nur genau eine ÖH-Tätigkeit angerechnet werden (also z.B. nur „Mandatar_in der Studienvertretung“, nicht allerdings die Nominierung für zwei verschiedene Studienkonferenzen oder die Zeiten eines Mandats + Nominierung für eine Studienkonferenz)
- Beachtet auch die Fristen für den Antrag auf Erlass der Studiengebühren der Uni Wien: Das ist im Sommersemester der 31. März, im Wintersemester der 31. Oktober. Solltet ihr diese Frist versäumt haben, müsst ihr die Studiengebühren zahlen und könnt einen Antrag auf Rückerstattung stellen (auch hierfür gibt es ein eigenes Formular & Einreichfristen!)
Zum Formular: ÖH für Studiengebühren
Rechtsgrundlage: Satzung der Universität Wien, Studienrechtlicher Teil, § 25
Raumreservierung
Alle Studienvertreter_innen (Menschen der Studien-, Fakultäts- und Universitätsvertretungen) können an der Uni Wien zentral verwaltete Hörsäle und Seminarräume für Veranstaltungen kostenfrei (innerhalb der Dienstzeiten der Portiere) reservieren. Hier findet ihr eine kurze Anleitung dazu und erfahrt, wer eure Ansprechpartner_innen sind und welche Auflagen es gibt. Für die Raumreservierung innerhalb der Institute muss sich an das jeweilige Institut gewendet werden.
Alle Studierenden, die keine Studienvertreter_innen sind, können Räume über ihre zuständige Studienvertretung oder auf Anfrage über die ÖH Uni Wien anfragen lassen.
Hier findet ihr alle zentral verwalteten Hörsäle und Seminarräume an den Standorten der Uni Wien und ihr könnt euch über deren technische Ausstattung informieren.
HOW TO: Anträge für zentral verwaltete Lehrveranstaltungsräume:
- Sende mind. 2 Wochen vor Veranstaltungsbeginn eine E-Mail an die verantwortliche Person des Hörsaalmanagements der Uni Wien, kristina.andraschko[at]univie.ac.at (ins CC: victor.dumitru[at]univie.ac.at)
- Unbedingt erforderliche Angaben in der E-Mail sind:
- Antragsteller_in (E-Mail, Telefonnummer und Adresse)
- Verantwortliche Person mit Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer und Adresse)
- Titel der Veranstaltung sowie eine Kurzbeschreibung (ein paar kurze Sätze reichen aus)
- Datum der Veranstaltung
- Uhrzeit (wobei die Veranstaltung in den LV-Zeitfenstern, zB 18:30-20:00, 20:15-21:45 etc., stattfinden muss)
- max. erwartete Teilnehmer_innenzahl
- Nach Verfügbarkeit der Räume wird ein ausgefüllter Antrag per E-Mail an dich retourniert.
- Diesen Antrag musst du ausfüllen und unterschreiben und gibst ihn anschließend im Sekretariat der ÖH Uni Wien im ab, damit dieser vom Vorsitz-Team der ÖH Uni Wien unterschrieben und gestempelt wird.
- Das Sekretariat der ÖH Uni Wien schickt den unterschriebenen Antrag per E-Mail an das Hörsaalmanagement weiter.
Es ist außerdem möglich, Hörsäle und Seminarräume in der vorlesungsfreien Zeit zu reservieren. Hierzu müsst ihr die oben beschriebenen Informationen an das Veranstaltungsmanagment der Uni Wien per Mail senden: event[at]univie.ac.at
Für einzelne Veranstaltungen ist es auch möglich, die Räume an der ÖH Uni Wien selbst zu reservieren. Nachfolgend findet ihr die Auflagen und ein Online-Formular zur Anfrage:
Zugang zu Räumen und Gebäuden
Eigentlich sollte es ja klar sein, aber in diesem Belang haben Studienvertreter_innen immer wieder Probleme: Um eine vertrauliche Beratung aber auch die Archivierung von Unterlagen gewährleisten zu können, müssen alle ÖH-Räume verschließbar sein und die Studienvertreter_innen müssen selbstredend eigene (!) Schlüssel zu den Räumen besitzen.
Die Schlüssel für Räume am Institut (da fallen die meisten ÖH-Räume drunter) bekommt ihr normalerweise direkt am Institut. Solltet ihr hier Probleme haben, meldet euch einfach bei der Universitätsvertretung unter partizipation[at]oeh.univie.ac.at .
Nachdem die Studienvertreter_innen aber oft auch außerhalb der Öffnungszeiten der Universität Zutritt zu ihren Räumen benötigen, können die Mandatar_innen außerdem Schlüssel für die Außentüren der Gebäude beantragen, in denen eure ÖH-Räume liegen. Die Schlüssel werden namentlich ausgegeben – beachtet bitte, dass damit bestimmte persönliche Haftungen verbunden sind. Die Schlüssel werden zentral über das Raum- und Ressourcenmanagement ausgegeben und um sie zu erhalten müsst ihr nur folgendes Formular ausfüllen und auf die Universitätsvertretungen bringen – wo selbiges dann vom Vorsitzteam unterschrieben werden muss.
Bestellungen Bundesbeschaffung (BBG)
Es ist an allen Ebenen der ÖH Uni Wien möglich über die BBG Angebote für den IT Bereich zu nutzen, aber darüber hinaus auch kleinere Anschaffungen zu tätigen. Dies bedeutet in der Regel Zugang zu günstigen Angeboten von Desktop-PCs, Notebooks, Monitoren, Druckern, usw. Darüber hinaus verfügen Geräte in der Regel über bessere Garantie- und Supportoptionen im Schadensfall. Bei der Bestellung von Hardware werden diese Angebote daher empfohlen.
Für die Bestellung von Hardware bei der BBG gibt es ein eigenes Formular des WiRef, welches im Sekretariat der UV abzugeben ist. Das Formular ist hier zu finden: http://www.oeh.univie.ac.at/vertretung/referate/wirtschaftsreferatbuchha.... Nach Genehmigung der Bestellung wird diese seitens des WiRefs durchgeführt.
Um die Angebote betrachten zu können, ist ein allgemeiner Account eingerichtet (User*in: oeh-uni-wien_BBG). Das Passwort wird in regelmäßigen Abständen an alle Ebenen der ÖH Uni Wien per E-Mail ausgesandt oder ist im WiRef zu erfragen. Damit habt ihr dann Einsicht in den e-Shop der BBG: https://portal.bbg.gv.at/
Bestellungen Software (ZID)
Ihr könnt gegen eine Quartalsmiete Software-Lizenzen über den Zentralen Informatikdienst der Universität Wien mieten. Dafür gibt es ein eigenes Formular (siehe: http://www.oeh.univie.ac.at/content/bestellung-von-software-beim-zid), das computergestützt auszufüllen und im Sekretariat der UV abzugeben ist. Wenn ihr Software mietet, erhaltet ihr einmal pro Semester ein E-Mail vom Wirtschaftsreferat mit der aktuellen Software-Übersicht. Dabei seid ihr angehalten den Softwarestand zu kontrollieren und richtigzustellen, d.h. nicht installierte Software abzubestellen und installierte Software zu bestellen. Die zeichnungsberechtigten Personen sind verantwortlich und haften für die Software-Lizenzen. Sollte ein PC nicht mehr funktionieren und die Software somit nicht mehr benötigt werden oder sollte aus anderen Gründen die Software nicht mehr benötigt werden, so ist eine sofortige Abmeldung der jeweiligen Software (vollständiger Software-Produkt Name) am jeweiligen PC (Inventarnummer) an wiref[at]oeh.univie.ac.at zu melden, damit ihr die Software-Miete nicht unnötig weiterbezahlt.
Untenstehend findet ihr die aktuelle Liste mit den aktuellen Softwareprodukten des ZIDs.
Bitte beachtet, dass die Preise pro Quartal angegeben sind.
Softwareliste ZID (passwortgeschützt)
Stand Oktober 2019
Das Passwort ist im Wirtschaftsreferat zu erfragen.
