Buchhaltung/Gebahrensrichtlinien
Einrichten einer Website/Weiterleitung
technikpool & ressourcen der ÖH Uni Wien Nutzen
Buchhaltung/Gebahrensrichtlinien
...es ist mühsam und anstrengend und ziemlich viel Bürokratie, aber ja, tatsächlich, ihr werdet nicht herum kommen, die Gebahrensrichtlinien der Universitätsvertretung selbst durchzuackern. Hier kann keine wirklich gelungene Zusammenfassung gegeben werden, weil die Buchhaltung wirklich so komplex ist O_o
Zumindest sei nochmal auf die FAQ´s des Wirtschaftsreferats verwiesen.
Massenmails
Bevor ihr (z.B. zu Beginn einer neuen Exekutive) gleich wie wild neue Listen beantragt, fragt euch doch als Erstes mal, ob bereits Mailing-Listen eurer Studienvertretung existieren...! Wenn ja, dann können diese wie nachfolgend beschrieben recht unbürokratisch geändert/aktualisiert werden.
Änderungen einer Massenmail-Liste
Änderungen einer Liste (also beispielsweise Änderungen der Versandtberechtigten, Änderungen der Bezeichnung, geringfügige Änderungen des Empfänger_innenkreises etc.) könnt ihr selbst (ohne Umweg über die UV) durchführen: Bei der erstmaligen Beantragung jeder Liste wurden eine verantwortliche Person und Versandtberechtigte angegeben. Diese Personen können Änderungen direkt an den ZID (Email: listadmin.zid[at]univie.ac.at) weitergeben (gebt dazu bitte alle Informationen, die ihr über die Liste habt, auch dem ZID bekannt).
Wenn ihr nicht mehr wisst, wer für eure Liste(n) als verantwortliche Person oder Versandtberechtigte eingetragen ist, könnt ihr dies auch einfach beim ZID (listadmin.zid[at]univie.ac.at) erfragen. Es können von diesen Leuten übrigens auch andere Personen als neue Verantwortliche für die Listen benannt werden. Sollte keine der Personen mehr erreichbar sein und ihr neue Verantwortliche bekannt geben wollen, wendet euch bitte an partizipation[at]oeh.univie.ac.at.
Beantragung einer neuen Massenmail-Liste
Wenn ihr eine neue Massenmail-Liste beantragen wollt, werden folgende Informationen benötigt:
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Listen-Name: Z.B. „Studierende der Richtung xyz“ oder „Master-Studierende der xyz“.
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Listen-Beschreibung: Hier müsst ihr angeben, wer an wen schickt – also z.B. „Nachrichten der Studienvertretung xyz an die Studierenden der xyz“ oder ähnliches.
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From: Hier muss die Email-Adresse der StV/FV/ZV angegeben werden.
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Reply-To: Die Email-Adresse, an welche Antworten auf die Massenmails gehen sollen (was wohl wieder die Email-Adresse der StV/FV/ZV sein sollte).
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UserID Verantwortliche_r: Name und E-Mail-Adresse der/des Verantwortlichen der Listen (E-Mail-Adressen dürfen nur „univie“-Mailadressen sein! Am besten gebt ihr hier eure Unet-Mailadresse an) – hier muss eine Person, keine Institution angegeben werden.
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UserID(s) der Versender_innen: Der Login zum Versenden von Massenmails ist nur personalisiert möglich, d.h. die Personen (!), die zukünftig Mails der StV/FV/ZV versenden können sollen, müssen mit Name und E-Mail-Adresse (siehe "Verantwortliche") angegeben werden.
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Empfänger_innen Beschreibung: Z.B. „Alle Studierenden der xyz“.
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Empfänger_innenkreis Definition: Die Studienkennzahlen derer, die erreicht werden sollen.
Die Uni Wien verlangt zum Erstellen dieser Massenmail-Listen eine Freigabe durch die Universitätsvertretung. Bitte schickt also oben beschriebene, vollständige Daten einfach an partizipation[at]oeh.univie.ac.at und wir leiten das dann weiter. Normalerweise könnt ihr damit rechnen, – sofern alle Daten vorliegen bzw. richtig angegeben wurden – dass die Liste innerhalb weniger Tage erstellt wird.
Versenden könnt ihr Massenmails per persönlichem Login (bei der Listenerstellung hinterlegt) über folgende Seite.
Anlegen einer ÖH-Mailadresse
Da der Zentrale Informatikdienst der Universtität Wien (ZID) keine Servicemailadressen mehr an STV/FV/ZVen vergibt, können Organe der ÖH Uni Wien Mailadressen von der ÖH Uni Wien beantragen. Diese werden in folgendem Format angelegt: stv.organ(at)oeh.univie.ac.at , fv.organ(at)oeh.univie.ac.at oder zv.organ(at)oeh.univie.ac.at. Dazu ist das untenstehende Formular auszufüllen und an edv@oeh.univie.ac.at zu senden.
Die ÖH Uni Wien Mailadressen sind nur im Rahmen der Tätigkeiten des Organs zu verwenden. Bei jeglicher missbräuchlicher Verwendung behalten wir uns eine Sperrung des Accounts vor. Der Antrag ist nach Ende einer Exekutivperiode für alle Accounts, die weiterverwendet werden sollen, neu zu stellen. Andernfalls werden betroffene Accounts gesperrt, um eine missbräuchliche Verwendung auszuschließen.
Zum Formular: Antrag auf Erstellung einer ÖH-Maildresse und oder ÖH-Website
Einrichten einer Website/Weiterleitung
Da der Zentrale Informatikdienst der Universität Wien (ZID) keinen Webspace mehr an StV/FV/ZVen vergibt, können für Organe der ÖH Uni Wien Unterseiten auf der Homepage der ÖH Uni Wien eingerichtet werden.
Über eure StV-/FV-/ZV-Mailadresse können wir euch eine Unterseite auf der Homepage der ÖH Uni Wien einrichten. Die Unterseiten werden in folgendem Format angelegt: oeh.univie.ac.at/stv/organ , oeh.univie.ac.at/fv/organ oder oeh.univie.ac.at/zv/organ. Dazu schickt bitte das untenstehende Formular an partizipation@oeh.univie.ac.at. Sobald die Unterseite eingerichtet wurde, erhaltet ihr eine Bestätigungsmail und könnt anfangen eure Seite mit Informationen zu füllen.
Die ÖH Uni Wien Unterseiten sind nur im Rahmen der Tätigkeiten des Organs zu verwenden. Bei jeglicher missbräuchlicher Verwendung behalten wir uns eine Sperrung des Accounts vor.
Wenn ihr eine eigene Homepage verwaltet, können wir euch die entsprechende URL als Weiterleitung zu eurer Homepage einrichten. Beispiel: Ihr habt bereits die Homepage igphilo-pp.univie.ac.at/stv/ und wollt, dass oeh.univie.ac.at/stv/philosophie dorthin verlinkt. Solltet ihr nur eine Weiterleitung benötigen, braucht ihr das untenstehende Formular nicht ausfüllen. Dann reicht ein Mail an partizipation@oeh.univie.ac.at.
Bei jeglichen Änderungen, Unklarheiten oder sonstigen Nachfragen meldet euch bei partizipation@oeh.univie.ac.at.
Zum Formular: Antrag auf Erstellung einer ÖH-Maildresse und oder ÖH-Website
ÖH-Tätigkeit anrechnen
Studienvertretungsarbeit bei der ÖH ist ehrenamtliche Arbeit. Gremienarbeit, Beratungen, Erstellung und Aktualisierung von Infomaterial, die Administration der Institution, das Organisieren und Durchführen von Projekten und natürlich dieses bisschen Weltretten nehmen allerdings sehr viel Zeit und Energie in Anspruch. Damit diese Zeit und Energie nicht nur idealistisch, sondern auch in der rauen Welt der Sachzwänge und finanziellen Nöte nicht für umsonst ist, könnt ihr eure Tätigkeit für die ÖH auf verschiedenen Ebenen geltend machen.
Allgemeine Informationen
In jedem Fall gilt, dass nur Studienvertretungszeiten, die bereits "absolviert wurden" geltend gemacht werden können. Außerdem müssen alle Formulare von euch ausgefüllt und von einer der Vorsitzenden der Universitätsvertretung (UV) unterschrieben werden. Dafür könnt ihr eure Anträge einfach im Sekretariat der UV abgeben & nach ein paar Tagen wieder abholen.
Verlängerung der Bezugsdauer der Studienbeihilfe
Für bestimmte Tätigkeiten könnt ihr eine Verlängerung der Bezugsdauer der Studienbeihilfe bis maximal vier Semester beantragen. Einzureichen ist das selbstredend im Vorfeld der Bearbeitung eurer Anträge auf Studienbeihilfe. Für ÖH-Tätigkeit in einem bestimmten Semester bekommt ihr maximal ein Zusatzsemester zugesprochen.
Zum Formular: ÖH für Studienbeihilfe
Rechtsgrundlage: Hochschüler_innenschaftsgesetz (HSG) 2014, §31 Abs. 2 und Studienförderungsgesetz 1992
Anrechnung von ÖH-Tätigkeit für euer Studium
Ihr könnt euch ÖH-Tätigkeit mit diesem Formular auch für euer Studium anrechnen lassen (wenn euer Studienplan dies erlaubt) – und zwar im Bereich der „Freien Wahlfächer“ oder „Alternativen Erweiterungen“.
Zum Formular: ÖH für ECTS
Rechtsgrundlage: Hochschüler_innenschaftsgesetz (HSG) 2014, §31 Abs. 3)
Übrigens: Wenn auch ohne rechtliche Verbindlichkeit, kann ÖH-Tätigkeit ebenso im Rahmen des regulären Curriculums, beispielsweise als Praktikum oder ähnliches, angerechnet werden. Sprecht doch einfach mit eurer Studienprogrammleitung, ob und welche Möglichkeiten es gibt.
Verringerung der Anwesenheitspflicht
"Soweit für eine Lehrveranstaltung an einer Bildungseinrichtung eine Anwesenheitsverpflichtung vorgesehen ist, kann diese von Studierendenvertreterinnen und Studierendenvertretern, zusätzlich zu den bestehenden Regelungen betreffend die Ausnahmen der Anwesenheitsverpflichtung, um höchstens 30 vH unterschritten werden."
Rechtsgrundlage: Hochschüler_innenschaftsgesetz (HSG) 2014, §31 Abs. 6)
Das Antragsformular auf Aussetzung der Anwesenheitspflicht gem. § 31 Abs. 6 HSG 2014 ist computergestützt auszufüllen und unterschrieben im Sekretariat der UV abzugeben bzw. abzuholen.
Zum Formular: Aussetzung der Anwesenheitspflicht
Studiengebührenbefreiung
Wenn ihr bereits Studiengebührenpflichtig seid, besteht seit dem Sommersemester 2015 die Möglichkeit einer Studiengebührenbefreiung für ÖH-Tätigkeit bis maximal vier Semester. Auch wenn dies sicherlich als Zeichen der Anerkennung von Studienvertretungsarbeit verstanden werden kann, hat die Uni Wien hier doch ein paar Stolperfallen eingebaut und ihr müsst folgendes beachten:
- die Studiengebührenbefreiung für ÖH-Tätigkeit darf nur geltend gemacht werden, wenn kein anderer Erlass- oder Rückerstattungsgrund vorliegt
- pro Semester kann nur genau eine ÖH-Tätigkeit angerechnet werden (also z.B. nur „Mandatar_in der Studienvertretung“, nicht allerdings die Nominierung für zwei verschiedene Studienkonferenzen oder die Zeiten eines Mandats + Nominierung für eine Studienkonferenz)
- Beachtet auch die Fristen für den Antrag auf Erlass der Studiengebühren der Uni Wien: Das ist im Sommersemester der 31. März, im Wintersemester der 31. Oktober. Solltet ihr diese Frist versäumt haben, müsst ihr die Studiengebühren zahlen und könnt einen Antrag auf Rückerstattung stellen (auch hierfür gibt es ein eigenes Formular & Einreichfristen!)
Zum Formular: ÖH für Studiengebühren
Rechtsgrundlage: Satzung der Universität Wien, Studienrechtlicher Teil, § 25
Raumreservierungen
Alle Studienvertreter_innen (Menschen der Studien-, Fakultäts- und Universitätsvertretungen) können an der Uni Wien Räume für Veranstaltungen kostenfrei (innerhalb der Dienstzeiten der Portiere) reservieren. Hier findet ihr eine kurze Anleitung dazu und erfahrt, wer eure Ansprechpartner_innen sind und welche Auflagen es gibt.
Alle Studierenden, die keine Studienvertreter_innen sind, können Räume über ihre zuständige Studienvertretung oder auf Anfrage über die ÖH Uni Wien anfragen lassen.
Hier findet ihr alle Hörsäle an den Standorten der Uni Wien und ihr könnt euch über deren technische Ausstattung informieren.
HOW TO: Anträge für zentral verwaltete Lehrveranstaltungsräume:
- Sende eine E-Mail mindestens 2 Wochen vor Veranstaltungsbeginn an die verantwortliche Person des Raum- und Ressourcenmanagements der Uni Wien, Richarda Pipek: richarda.pipek[at]univie.ac.at
- Unbedingt erforderliche Angaben in der E-Mail an Frau Pipek sind:
- Antragsteller_in (E-Mail, Telefonnummer und Adresse)
- Verantwortliche Person mit Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer und Adresse)
- Titel der Veranstaltung sowie eine Kurzbeschreibung (ein paar kurze Sätze reichen aus)
- Datum
- Uhrzeit (wobei die Veranstaltung in den LV-Zeitfenstern, zB 18:30-20:00, 20:15-21:45 etc., stattfinden muss)
- erwartete Teilnehmer_innenzahl
- Nach Verfügbarkeit der Räume wird ein ausgefüllter Antrag per E-Mail an dich retourniert.
- Diesen Antrag gibst du im Sekretariat der Universitätsvertretung ab, damit dieser vom Vorsitz-Team der ÖH Uni Wien unterschrieben und gestempelt wird.
Das Sekretariat der ÖH Uni Wien schickt den unterschriebenen Antrag per E-Mail an Frau Pipek weiter.
Es ist außerdem möglich, die Räume auf der Universitätsvertretung zu reservieren. Nachfolgend findet ihr die Auflagen und ein Online-Formular zur Anfrage:
Zugang zu Räumen und Gebäuden
Eigentlich sollte es ja klar sein, aber in diesem Belang haben Studienvertreter_innen immer wieder Probleme: Um eine vertrauliche Beratung aber auch die Archivierung von Unterlagen gewährleisten zu können, müssen alle ÖH-Räume verschließbar sein und die Studienvertreter_innen müssen selbstredend eigene (!) Schlüssel zu den Räumen besitzen.
Die Schlüssel für Räume am Institut (da fallen die meisten ÖH-Räume drunter) bekommt ihr normalerweise direkt am Institut. Solltet ihr hier Probleme haben, meldet euch einfach bei der Universitätsvertretung unter partizipation[at]oeh.univie.ac.at .
Nachdem die Studienvertreter_innen aber oft auch außerhalb der Öffnungszeiten der Universität Zutritt zu ihren Räumen benötigen, können die Mandatar_innen außerdem Schlüssel für die Außentüren der Gebäude beantragen, in denen eure ÖH-Räume liegen. Die Schlüssel werden namentlich ausgegeben – beachtet bitte, dass damit bestimmte persönliche Haftungen verbunden sind. Die Schlüssel werden zentral über das Raum- und Ressourcenmanagement ausgegeben und um sie zu erhalten müsst ihr nur folgendes Formular ausfüllen und auf die Universitätsvertretungen bringen – wo selbiges dann vom Vorsitzteam unterschrieben werden muss.
Bestellungen Bundesbeschaffung (BBG)
Es ist an allen Ebenen der ÖH Uni Wien möglich über die BBG Angebote für den IT Bereich zu nutzen, aber darüber hinaus auch kleinere Anschaffungen zu tätigen. Dies bedeutet in der Regel Zugang zu günstigen Angeboten von Desktop-PCs, Notebooks, Monitoren, Druckern, usw. Darüber hinaus verfügen Geräte in der Regel über bessere Garantie- und Supportoptionen im Schadensfall. Bei der Bestellung von Hardware werden diese Angebote daher empfohlen.
Für die Bestellung von Hardware bei der BBG gibt es ein eigenes Formular des WiRef, welches im Sekretariat der UV abzugeben ist. Das Formular ist hier zu finden: http://www.oeh.univie.ac.at/vertretung/referate/wirtschaftsreferatbuchha.... Nach Genehmigung der Bestellung wird diese seitens des WiRefs durchgeführt.
Um die Angebote betrachten zu können, ist ein allgemeiner Account eingerichtet (User*in: oeh-uni-wien_BBG). Das Passwort wird in regelmäßigen Abständen an alle Ebenen der ÖH Uni Wien per E-Mail ausgesandt oder ist im WiRef zu erfragen. Damit habt ihr dann Einsicht in den e-Shop der BBG: https://portal.bbg.gv.at/
Bestellungen Software (ZID)
Ihr könnt gegen eine Quartalsmiete Software-Lizenzen über den Zentralen Informatikdienst der Universität Wien mieten. Dafür gibt es ein eigenes Formular (siehe: http://www.oeh.univie.ac.at/content/bestellung-von-software-beim-zid), das computergestützt auszufüllen und im Sekretariat der UV abzugeben ist. Wenn ihr Software mietet, erhaltet ihr einmal pro Semester ein E-Mail vom Wirtschaftsreferat mit der aktuellen Software-Übersicht. Dabei seid ihr angehalten den Softwarestand zu kontrollieren und richtigzustellen, d.h. nicht installierte Software abzubestellen und installierte Software zu bestellen. Die zeichnungsberechtigten Personen sind verantwortlich und haften für die Software-Lizenzen. Sollte ein PC nicht mehr funktionieren und die Software somit nicht mehr benötigt werden oder sollte aus anderen Gründen die Software nicht mehr benötigt werden, so ist eine sofortige Abmeldung der jeweiligen Software (vollständiger Software-Produkt Name) am jeweiligen PC (Inventarnummer) an wiref[at]oeh.univie.ac.at zu melden, damit ihr die Software-Miete nicht unnötig weiterbezahlt.
Untenstehend findet ihr die aktuelle Liste mit den aktuellen Softwareprodukten des ZIDs.
Softwareliste ZID (passwortgeschützt)
Stand Mai 2018
Das Passwort ist im Wirtschaftsreferat zu erfragen.
